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效率提升 始于承诺 成于行动 发布时间:2016-06-20        浏览:
 
前言

日前,新奥能源总裁韩继深以工作流审批效率低下的问题为切入点,分析了在管理变革的关键时期,出现此类问题的主要原因在于缺乏客户意识、审批流程过长和审批人员业务能力不足等,并对全员尤其是领导干部提出了四点要求:一主动为客户服务、为基层服务,二形成日清日毕的良好习惯,三提升审批人员能力,四形成良好的工作机制,遏制“行动慢”与“不作为”。

 

针对韩总的要求,新奥能源本部的领导干部们进行了反思,并纷纷作出承诺:提升效率,“日清日毕”,从自己做起,从现在做起。请各基层单位监督!

 

新奥能源本部领导班子和各部门主任,针对韩总的要求,在微信群中进行了探讨交流,从企业文化、思想意识、能力提升等多方面深挖问题根源,寻找解决问题的方法。

 

 

谈提升效率,说到企业文化是不是太远了?一点不远!高效的执行,来自于团队行为的高度统一,来自于领导的率先垂范,来自于员工的责任感!其背后就是企业文化。新奥能源副总裁尹学信、于建潮、张国忠,总裁助理何晓群在讨论中重点谈了企业文化对组织效率提升的关键作用。

 

尹学信:韩总在文章中谈及“从历史来看,我们之所以发展到今天的规模,得益于目标清晰后的快速执行,这是我们在长期经营实践中形成的优良作风。”我对此非常有感触,也引发了我的反思和思考。

第一,关于“优良作风”,其含义归根结底就是我们从创业初期,积累下来的企业文化、创业精神。近期我们都在学习、探索阿米巴经营,大家感受颇深。我觉得最核心的是“阿米巴经营哲学”,而经营哲学的核心就是企业文化,就是企业精神。正是这个核心中的核心——企业文化,使得员工意识与思想上高度统一,使众人力量和智慧凝聚到一起,爆发出来贡献企业,企业快速发展也就水到渠成了。

第二,关于“行为统一”,对应韩总提及的“目标清晰与快速执行”,要达到团队行为上的高度统一,除了企业文化的作用,另就是“客户导向下的领导班子垂范”。我们要正确认识这里的“客户”,不仅仅指我们公司的外部客户,更包含我们公司内各级、各协作部门。我们就是相互的客户,就是在彼此服务。我们一切工作都应从客户角度出发,都需以客户服务为导向。能使得客户意识,做真、做实的有效途径之一就是领导班子垂范。制定系统的执行标准与服务准则,领导带头示范,带头做,那么逐级领导便会自觉对照差距,对号入座,自我改进。

简言之,以企业文化统一团队意识与精神,以客户服务意识统领团队行为,让领导班子率先垂范,逐级落实。做到这些便能使企业工作效率高度提升,从而保持我们企业健康、快速发展。

 

于建潮:结合阿米巴及稻盛先生的管理哲学,组织效率低,首要是文化,官本位、部门本位,强绩效、唯考核不唯价值,重监督、推责趋利避害;二是流程制度不科学,轻客户重管理,重权力轻责任,混淆决策、建议与信息分享边界等;三是团队能力,既要专业深度,又要全面广度。故而,效率不仅是审批,还涉及方方面面。我承诺:从我做起,从现在做起,响应韩总要求,推动新奥能源效率提升。

 

张国忠:决策迟缓,审批慢,看起来是个效率问题,其实质是责任与机制的问题。有部门就会有竖井,专业化分工越细,部门就会越多,层级也会增加。组织就形成了井田分割的局面。每个部门都在为自己的“责任田”而忙碌,哪有什么客户和协作,更谈不上组织整体效能的发挥。就每个个体而言,为了“存在感”而签批,而往往不是从责任出发,导致签的人越来越多,越多越慢,越多越不承担责任。因此平台化组织的决策方式,以及责任者的角色审批会大大改变这种现状。

 

何晓群:对于效率提高问题,首先是工作态度,良好的工作态度是提高效率的基础。二是敢于承担责任,工作中的相互推诿,不愿承担责任是影响工作效率的重要因素。三是服务意识,主动了解客户需求,想客户所想急客户所急。四是提升能力,提高分析、解决问题的能力,从而提高工作效率。

 

审批流程过长,“也暴露出部分审批人业务能力不足,对基层情况缺乏了解,专业意见要么不专业,要么拿不准,导致文件反复转办、加签,审批范围扩大,文件处理周期加长。”针对能力问题,新奥能源副总裁李树旺、风险副总监赵海池、信息副总监崔占海分享了自己的见解。

 

李树旺:读了韩总的感悟,对照自己和所负责的职能,进行了反思:一工作效率与工作能力和经验相关,做为集团化上市公司的管理人员,不但要有专业背景,而且还要有深厚的工作经验,才能面对一百多家不同类型的企业,各种业务层面的专业诉求,提供专业支持,帮助企业少走弯路,并且集众多共同的解决方案,形成指导手册,经验共享。反之,不但不能有力支持,而且还制造诸多麻烦,让企业感觉有还不如没有。二切实做强做实企业的基础管理,在此基础上充分放权,让企业自我完善,自我提升,健康发展。新奥能源建立健全专业专家团队,提供宏观的指导和引导,帮助企业解难题。三加快组织变革步伐,推动健全的专业能力考核体系建设,真正让能者上,庸者下。

 

赵海池:针对韩总提出的决策和审批效率的问题,在流程和决策的方式方面需要有根本的改变。一是解决流程的长度,由并联改成串联,如一些大的决策和审批确实需要时间但又紧迫,我们必须把流程向前延伸,与企业并行,延伸到一线了,信息对称了,决策质量才能提高,同时风险流程要跟着向前延伸。二是解决审批宽度问题,部门太多,工作流自己签自己的,职能信息沟通和共享少,一个事几个部门分着问企业,降低了效率。针对重要事项,具备条件的相关部门要约在一起,现场确定解决方案,效率高,也不容易有漏项。

 

崔占海:要真正服务好一线业务,为企业创造价值,首先是要具备服务好业务的能力,要懂业务、懂经营、懂管理;其次要有责任心和服务意识,态度决定行为;最后要有好的方法,尤其重大紧急的事项,我们要采取最有效的工作方式提升效率和确保质量。

 

新奥能源本部如何践行客户意识?就是要站在企业的角度,设身处地的去帮助他们解决问题,提供专业指导意见建议,发挥价值。新奥能源副总裁张宇迎、总裁助理孙伟鸿、人力资源总监林燕、财务副总监牟妮妮在讨论中重点分享了客户意识的践行。

 

张宇迎:改变工作作风从小事做起,新奥能源本部大家的“小事”,对于需求者来说就是“大事”。职能系统很少得到领导、企业的认可,我想一是大家的“误解”,但关键还是我们的行为方式。除了机制建设不到位,行为方式不友好也是我们的问题。所以,改变从自身做起,我承诺:一从价值出发,对企业多沟通,而不多要求;二养成日清习惯,每天都上工作流,文字文件不过夜;三精简相关流程。请大家监督,并多提宝贵意见!

 

 

孙伟鸿:通过学习韩总的文章,有两点感悟:一企业是我们的客户,我们要通过自己的工作去为用户创造价值、为组织创造价值。二追求一项事业是很神圣的一件事,持之以恒的追求一项事业是很伟大的一件事,集团有幸跨入能源事业领域且比较健康的发展到今天,在这项事业中拥有一个岗位是很好的,我们应心怀感恩、心怀敬畏,把工作做好、做扎实。

 

林燕:审批效率低下究其原因,首当其冲的依然是没有设身处地站在客户的角度去考虑并解决问题。所以从我做起,从人力做起:进一步解放思想,转变思维,由原来的管控思维转向为客户解决问题,为客户创造价值,从人力资源的角度帮助企业实现客户价值的最大化;通过落地新型的激励分配机制,能力发展与评估机制等,激发作为企业最核心资源——人力资源的活力与积极性。

 

牟妮妮:从事情表面看是审批不及时、效率低下,但是深层次问题是我们没有把别人的事情放在关键点上,总认为别人的事情可以等等,自己的工作才是重要的,殊不知就是这种本位主义造成了成员企业办事难的问题。我承诺:一从自己开始做起,影响身旁同事,做到日清日结,及时反馈自己的意见;二积极参与流程优化,减少各种无效低效环节,能系统化的交给电脑,能批量化和标准化的授权,让我自己和大家一起与企业共发展,不推诿,勇于承担责任!

 

 

各部门主任在反思的基础上,重点在践行客户意识、养成日清日毕工作作风、提升能力三方面做出承诺,并将严格落实。

 

物资供应中心总经理蒋大龙承诺一思想上从管控思维转变为服务指导;二能力上提升综合素质,走到现场,增进对问题的了解,提升协同企业解决问题的能力;三机制上时时总结各企业最佳实践,推广并完善项目评估模版,提高项目判断信息准确度和全面性;四流程上简化象征性流转,审批不是刷存在感,而是提高项目成功率。

 

办公室主任徐培承诺作为公文主管部门把好三关:一是把好文件“质量关”,二是把好文件“效率关”,三是把好文件“落实关”。

 

战略绩效部主任王丹承诺一每日早晚进入工作流处理文件,养成日清日毕的习惯,及时处理文件;二主动沟通,从客户的角度出发考虑问题,不将制度规则的惯性思维作为我们不及时解决问题的借口。

 

财务部主任杨帆承诺第一是转变思维方式,积极的为我们的客户做好决策支持服务。第二强化自身的执行力,不仅在工作流审批效率上要提升,在其他工作上也要不折不扣的执行和快速回应。第三是创新工作方法,从最优效率角度上去设计和优化我们现有的工作模式。第四要保持工作热情,保持对工作的敬畏之心。

 

法律事务部主任蔡锐承诺一,观念上,把真正为企业“解难题”作为工作的最终目标和法务工作价值体现的途径与方式。二,行为上,勤沟通了解业务背景,知道“为什么”,是回答“怎么办”的前提与基础。三,能力提升上,培育平衡多种复杂因素、突破纯专业思考、做出正确决策的能力。