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第309期【精益管理咨询】会沟通善协调03(中层必备的沟通艺 发布时间:2015-03-12        浏览:
 
 
 
有人感叹,“如今的中层领导真是不好当啊”!的确,处在不上不下的位置,稍不留心就会落下个“没能耐”、“不适合做管理者”的名,坷。那么,当今的中层如何才能避免这一“命运”,把自己的工作做得风生水起呢?沟通,沟通就是秘诀。聪明的中层领导都明白,工作中到处都渗透着沟通,但沟通不是件简单的事情,必须掌握一定的艺术。

 

一、沟通时机的选择

对中层来说,沟通时机的选择尤为重要,因为它关系到沟通的畅通与否。那么什么时候是沟通的最好时机呢?

1
新员工到岗及员工离职时

前者是因要与新员工确定工作职责和工作内容,明确组织和个人对他的期望,透过这个沟通,还能对新员工的情况做一了解,帮助其制订学习和培训计划,使其尽快融入团队中。至于后者,中层领导一定要对其为企业所作出的贡献表示感谢,并了解对方离职的真实原因和对企业的看法、意见,以便于今后更好地改进工作。同时对辞退的员工也要充分肯定其对企业的贡献,解释辞退原因,并表明自己的态度,提供个人建议,询问其对企业的看法等。

沟通是一件永无止境的事情,中层领导在任何时间、任何地点都能与对方沟通,但如果要想做到最好,建议还是找一个恰当的时间。

 

2
阶段性绩效考核结束前与后

每位中层领导在此时都要与员工进行一次绩效沟通,根据其目前的绩效完成情况,肯定成绩,指出问题和不足,提出改进工作的建议和要求,以帮助他们完成绩效任务。做完这些工作后,要向上级领导汇报有关工作,需要与领导认真沟通,听取领导意见和建议。

 

3
员工工资、福利发生改变时

此时的沟通,重在向员工解释变动的原因及这种变动对企业有什么好处,同时还要征求下属对这种变化的看法,最后对变化的工作职责、内容进行重新确认。

 

4
企业经营状况、发展战略、组织结构等发生重大变化时

一般而言,这种情况常采取正式公布或会议发布的形式向下属做出说明,但如果是一些不便于大面积公布的,则可采取私下沟通的方式进行通报。

 

二、恰当地使用肢体语言

在与上下级沟通时,中层领导要灵活运用自己的肢体语言,如赞许性的点头,恰当的面部表情,积极的目光相配合;不看表、翻阅文件、拿着笔乱画乱写。如果对方觉得你对他的话很关注,就会乐意向你提供更多的信息,否则即使知道,也怠于向你沟通、汇报,甚至还会因此引起对方的反感。

张凡是一家跨国企业的员工,凭着超众的能力以及出色的业绩,在短短两年内就升迁为部门主管。因此,他的下属很多曾是他原先合作愉快的同事。然而这段时间以来,一直自信满满的张凡发现下属对他缺乏服从。原来,这一切都是张凡“肢体语言”运用不到位惹的祸:他的下属认为他只适合做普通同事而非上司,正如他们所说:“一切都很完美,除了张凡的肢体语言。他看起来不是个能够拿捏主意的人!”比如,当他和下属说话时,总习惯性地斜靠在墙边,而不是挺拔站立,眼睛也很少和下属接触;当下属和他讲话时,他总低着头,没有做出专心倾听的姿态。尤其是异性下属或者上级领导和他面对面时,张凡总是微垂自己的头,似乎在思忖自己究竟有没有能力承担起职责……正是这些肢体语言严重损害了他的领导者权威!

后来,公司又招来了一批年轻人,不久他的职位就被新人所取代。

要使沟通富有成效,领导必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性。因为肢体语言在沟通过程中非常重要,有50%以上的信息可能是通过肢体语言传递的。所以,当你与人沟通时,既不要坐姿过于后仰,给他人造成高高在上的感觉,又不能过于前倾而对他人形成一种压力,而是把握好身体语言的尺度。

 

三、与不同人沟通使用不同的语言

在同一个组织中,不同的人员往往有着不同的年龄、教育和文化背景,这就可能使他们对相同的话产生不同理解。因此,作为中层领导要注意到这种差别,不要为了显示自己的领导风范而总把自己当成专家,使用生僻、文绉绉的语言,而是要尽量使用简单的语句。有这样一个故事,说明了沟通时使用口语的重要性。

一个秀才去买柴,他对卖柴的人说:“荷薪者过来!”卖柴的人听不懂“荷薪者”(担柴的人)三个字,但是听得懂“过来”两个字,于是把柴担到秀才前面。

秀才问:“其价如何?”卖柴的人听不太懂这句话,但是听得懂“价”这个字,于是就告诉秀才价钱。

秀才接着说:“外实而内虚,烟多而焰少,请损之。”(你的木材外表是干的,里头却是湿的,燃烧起来,会浓烟多而火焰小,请减些价钱吧。)卖柴的人因为听不懂秀才的话,于是担着柴走了。

由此可见,过分修饰自己的语言,不使用简单的语言、易懂的言词来传达信息,无视对方的年龄、学历等因素,必将使自己的沟通陷于泥淖之中而不能自拔。所以,沟通时不妨多用用“呃”、“噢”、“我明白”、“是的”或者“有意思”等来认同对方的陈述。通过说“说来听听”、“我们讨论讨论”、“我想听听你的想法”或者“我对你所说的很感兴趣”等,来鼓励说话者谈论更多内容。

另外,中层领导在与他人沟通时,要尽量保持理性和克制,如果‘情绪出现失控,则应当暂停进一步沟通,直至恢复平静。

精益管理咨询认为沟通的目的在于传递信息,如果信息没有被传递到所在单位的每一位员工,或者员工没有正确地理解管理者的意图,沟通就会出现障碍。所以,每一个中层领导都要掌握一定的沟通艺术,把沟通进行到底!